Se você atua em empresas industriais ou e-commerce, sabe que custos logísticos são um ponto sensível para a lucratividade e a gestão. Entre várias taxas em contratos de transporte, GRIS e Ad Valorem chamam atenção pelo impacto direto no frete. Já ajudei diversas organizações a identificar falhas no cálculo dessas taxas e, em muitos casos, encontrei cobranças indevidas que passaram despercebidas por meses. Vou compartilhar aqui o que vi, como identificar problemas e as melhores formas de corrigir rapidamente para proteger sua governança e saúde financeira.
O que são GRIS e Ad Valorem?
No contexto do transporte rodoviário de cargas, GRIS significa Gerenciamento de Risco em Transporte e normalmente está relacionado a serviços como rastreamento, seguros e prevenção de roubo. Já Ad Valorem refere-se a uma taxa calculada sobre o valor da mercadoria transportada, funcionando como seguro adicional contra perdas ou danos. Ou seja, são custos agregados ao frete para reduzir riscos, mas exigem atenção à composição e incidência em cada operação.
Em negócios digitais e indústrias de transformação, a negociação desses percentuais em contratos é ponto central da estratégia logística. Na minha experiência, pequenas variações nesses valores, quando não percebidas, desequilibram previsões financeiras e ampliam o custo operacional.
Principais erros na cobrança dessas taxas
Uma cobrança indevida ou cálculo equivocado de GRIS e Ad Valorem ocorre, na maioria das vezes, por algumas falhas recorrentes que já testemunhei em processos industriais e e-commerce:
- Erro de cálculo percentual: Aplicação de percentual maior que o previsto em contrato.
- Duplicidade: Cobrança repetida em duas notas ou em serviço não executado.
- Ausência de clareza na descrição ou fundamento da taxa.
- Repasse do custo sem alinhamento prévio nas políticas comerciais.
- Ajuste automático do ERP sem revisão de contratos atualizados.
Esses deslizes, aparentemente pequenos, se acumulam ao longo de meses e podem gerar valores muito acima do pactuado, elevando o TCO (custo total de propriedade) do frete. No projeto que conduzo, sempre oriento uma rotina forte de análise de contratos e integração técnica entre setores financeiro, logística e comercial.
Como identificar cobranças indevidas de GRIS e Ad Valorem?
Em minha vivência, notei que detectar uma cobrança errada exige disciplina e método. O levantamento manual é possível, mas bem mais confiável quando apoiado em auditorias automatizadas e cruzamento de dados no ERP. Veja o passo a passo que sigo:
- Auditoria de fretes: Concentro os dados de lançamento de frete (inclusive os lançamentos manuais) e comparo os valores de GRIS e Ad Valorem com o que está documentado no contrato original.
- Análise contratual: É comum encontrar divergência entre o percentual fixado em contrato e o que é efetivamente aplicado pelo transportador. Verifique sempre a vigência do contrato!
- Conferência do serviço: Nem sempre todos os embarques justificam as taxas. Serviços não realizados (por exemplo, sem rastreamento ou seguro adicional) não podem dar origem à cobrança.
- Conciliação automática no ERP: Ferramentas digitais permitem configurar alertas para variações fora do padrão, travando o pagamento e sinalizando revisões automáticas.
Funções do ERP e digitalização na prevenção
Em nossos projetos, a integração tecnológica faz diferença prática:
Tecnologia bem implementada bloqueia repetição de erros e dá tranquilidade à gestão.
O ERP centraliza dados, armazena regras contratuais e automatiza regras de validação. Recursos que recomendo:
- Importação eletrônica de tabelas de frete e seguros.
- Aplicação automática de percentuais por tipo de produto, região ou cliente.
- Integração com módulo fiscal para evitar bitributação de taxas que não deveriam ser base para impostos (PIS/COFINS, ICMS, etc).
- Relatórios gerenciais que mostram variações mensais e apontam comportamentos de cobrança fora do padrão.
No cotidiano de indústrias de alimentos, cosméticos e moda, a transparência desses processos reduz ruídos entre áreas e melhora o alinhamento das políticas comerciais. Recomendo, inclusive, a leitura sobre falhas comuns na automação logística, tema diretamente conectado ao controle dessas taxas.
Impacto financeiro e riscos para a governança
Quando a detecção de cobrança errada de GRIS e Ad Valorem demora, o acúmulo é perigoso. Já identifiquei cenários em que milhares de reais de prejuízo foram acumulados em poucos trimestres. Além do impacto direto no financeiro, surgem outros problemas:
- Risco fiscal pelo registro incorreto de custos (afeta apuração de impostos).
- Perda da credibilidade com transportadoras e parceiros comerciais.
- Dificuldade para explicar variações de margem para a diretoria.
Não se trata só do dinheiro perdido, mas do reflexo negativo na tomada de decisão estratégica. Por isso, detenho especial atenção à rastreabilidade dessas taxas nos relatórios de gestão para conselheiros e alta administração industrial.
Boas práticas para negociar e alinhar políticas comerciais
O caminho para reduzir erros e prevenir abusos começa na negociação transparente e no alinhamento comercial. Quando o foco é "acompanhar o dinheiro", sugiro:
- Sempre transformar valores percentuais de GRIS e Ad Valorem em valores fixos, quando possível, ou fixar tetos máximos em contrato.
- Revisar contratos anualmente e formalizar tudo por escrito, evitando a aceitação de cláusulas pouco claras.
- Manter histórico digital de revisões contratuais no ERP e treinar a equipe financeira/logística para interpretar corretamente os lançamentos.
- Solicitar relatórios mensais detalhados das transportadoras, com segregação de cada taxa.
- Comunicação direta e regular com os times de vendas e de compras, evitando repasses automáticos ao cliente final sem alinhamento.
No segmento digital, oriento empresas a integrar processos com marketplaces e canais digitais para maior controle de custos logísticos, algo que potencializa a correção dessas taxas.
Buscar informações é sempre uma boa decisão, e entender profundamente como taxas afetam seu negócio traz vantagem competitiva. Você encontra outros conteúdos relevantes, inclusive sobre benefícios do checkout transparente, em nosso blog.
Conclusão
Durante minha trajetória, vi que identificar e corrigir distorções nas taxas GRIS e Ad Valorem é mais que tarefa financeira: trata-se de um compromisso com a governança e a sustentabilidade do negócio. Usar as ferramentas certas, manter contratos atualizados e investir em profissionalização fazem toda diferença. Se quiser aprimorar seus processos, conhecer mais sobre governança digital e automação logística, te convido a acompanhar os conteúdos do projeto Sergio Henrique e contar comigo para evoluir sua gestão industrial e de e-commerce.
Perguntas frequentes sobre cobrança errada de GRIS e Ad Valorem
O que é cobrança errada de GRIS e Ad Valorem?
É quando as taxas de risco/seguro (GRIS ou Ad Valorem) são calculadas ou aplicadas em desacordo com o previsto no contrato de transporte, podendo gerar valor superior ao devido ao transportador ou incluir cobranças que não deveriam existir no frete. Pode ser por erro percentual, duplicidade ou falta de serviço correspondente.
Como identificar erro na cobrança de GRIS?
Recomendo revisar os percentuais aplicados em relação ao contrato, cruzar dados do ERP, checar se o serviço cobrado realmente foi prestado e realizar conciliação automática em sistemas digitais para alertar sobre irregularidades.
Como corrigir GRIS ou Ad Valorem cobrados errado?
O ideal é documentar o erro, negociar a devolução ou abatimento com a transportadora, corrigir os lançamentos contábeis e atualizar os contratos no ERP para evitar recorrências. Monitorar mensalmente garante mais controle nas próximas movimentações.
Vale a pena contestar GRIS ou Ad Valorem?
Sim, afinal, valores indevidos impactam diretamente o caixa e a precificação dos seus produtos. Ao corrigir rapidamente, você também fortalece seus processos e a governança do negócio.
Como evitar cobranças erradas no frete?
Sugiro atualizar contratos frequentemente, treinar as equipes para revisão minuciosa e automatizar rotinas no ERP. Isso reduz riscos e melhora a transparência com fornecedores e clientes.
